5 erros que você não deve cometer na gestão de projetos

Gerir um projeto não é uma tarefa fácil, não é mesmo? Frequentemente, o gestor de projetos tem de lidar com tantos deveres simultâneos que acaba cometendo pequenos erros que podem comprometer o projeto todo.

Mas você sabia que a maior parte desses erros de gestão de projetos é muito comum? Por isso, preparamos um texto com os cinco erros que você não deverá cometer. Continue a leitura e otimize sua gestão de projetos de uma vez por todas!

Escopo mal definido

O escopo é o caminho utilizado para a concretização dos objetivos de um projeto. Se ele for mal definido, você certamente terá de fazer alterações no projeto. O risco está na possibilidade de essas alterações, feitas sem planejamento, não agradarem os clientes.

Por isso, seja meticuloso e analise cada item do projeto com a sua equipe. Não deixe de estabelecer um roteiro de trabalho para orientar os rumos que a tarefa deve seguir. Tudo deverá ser bem definido para atender às expectativas dos stakeholders e dos patrocinadores.

Alterações no escopo

Uma vez bem delimitado o escopo de seu projeto, evite ao máximo fazer qualquer alteração! Se for preciso, faça adaptações menores que não o alterem. Por exemplo, vale a pena fazer uma rodada de renegociações com fornecedores em vez de alterar os preços para os clientes. Eles odeiam qualquer mudança nos preços e nos prazos de entrega!

Falhas de comunicação

Quer matar o seu orçamento e seu cronograma? Basta não interagir com ninguém! Uma boa comunicação é o coração de qualquer bom projeto. Por isso, se você está deixando os dias passarem sem falar dos seus planos e expectativas com sua equipe ou seus clientes, o projeto está fadado a sair dos trilhos.

O gerente deve ser sempre um facilitador de diálogos. Se você lançar mão de simples estratégias comunicativas — como notas virtuais, check-ins de status de tarefas, revisões de entrega e feedbacks para a equipe —, você se sentirá envolvido com a tarefa. Assim, a equipe será motivada a trabalhar em conjunto, atendendo o escopo, os objetivos e a missão do projeto.

Gerência impessoal

Já trabalhou com um robô? É entediante, porque você nunca chega a conhecê-los. Isso é exatamente como seus funcionários se sentem quando trabalham com um gerente que é completamente impessoal.

Se os colaboradores não se sentirem confortáveis interagindo com o gerente, sua empresa passará por maus bocado. Então, contrate e treine a sua gerência de projetos para ser amigável. Conhecer a equipe de uma forma mais próxima é essencial para engajá-los nas tarefas mais difíceis e que demandam um esforço extra.

Gestão de Risco de Projeto ausente

Ao iniciar um novo projeto, um planejamento adequado deverá incluir meios para identificar os riscos que podem impactar os resultados. Por isso, desde o início, você deve analisar quais são os pontos críticos, qual é a probabilidade de determinado risco e qual seria a magnitude do impacto.

Você deverá analisar os riscos das áreas:

• Econômica;
• Ambiental e de segurança do trabalho;
• Legal e regulamentar;
• RH;
• Financeira;
• Tecnológica;
• E, na própria gerência de projetos, em relação ao tempo e aos recursos alocados.

Portanto, fique sempre atento a cada um desses detalhes. Você vai ver: se não estiver atento, a qualquer instante você poderá cometer um erro sem nem perceber! Uma gestão de sucesso não é aquela à prova de falhas, mas aquela que planeja cada um de seus passos mesmo quando tudo parece estar dando errado.

E na sua empresa, já aconteceu algum erro fatal na gestão de projetos? Como nossas dicas teriam ajudado nessa situação? Tem outras dúvidas ou sugestões? Deixe seu comentário e entre para a conversa!

Me. ALEXANDER TERRA ANTUNES

Diretor do IBN – Instituto Brasileiro de Negócios e professor de MBA, mestre em administração com ênfase em marketing, com MBA em gestão de projetos bacharel em Administração de Empresas, autor e coautor de diversos livros.