A gestão de projetos é uma atividade complexa e que exige que todos na equipe estejam focados no mesmo objetivo. A administração de prazos, metas e orçamentos é um grande desafio. Felizmente, há ferramentas disponíveis que ajudam a promover uma integração de todas as etapas e que facilitam a comunicação entre os diferentes participantes do projeto.

Para quem trabalha no ramo, algumas das mais conhecidas são o Primavera, da Oracle, e o Microsoft Project. Mas há muitos outros softwares e soluções para que você potencialize sua gestão de projetos.

Quer conhecer algumas delas? Continue acompanhando nosso post e conheça ao menos nove ótimas ferramentas para a sua gestão de projetos — e saiba como elas podem ajudar seu negócio a chegar muito mais longe!

Dropbox

O Dropbox é uma ferramenta que permite o armazenamento de arquivos na nuvem que podem ser divididos em pastas e grupos e compartilhados com pessoas dentro de uma equipe determinada. As pessoas também podem realizar alterações nos arquivos, realizar seus próprios uploads e prover comentários que ajudem na organização.

É uma ferramenta importante para a gestão de projetos porque facilita a comunicação e assegura o acesso de todos os autorizados a informações importantes para que os objetivos sejam alcançados. Além disso, o Dropbox é importante porque garante a disponibilidade dos dados em qualquer lugar, já que pode ser acessado via web ou via dispositivos móveis.

Prezi

Durante a apresentação de um projeto é muito comum que o PowerPoint seja utilizado para apresentar as ideias ou mesmo os resultados de forma mais clara. O Prezi, entretanto, é uma ferramenta que vem não apenas para competir com o Powerpoint, ele também oferece opções inovadoras.

Podendo criar uma apresentação altamente interativa e intuitiva, o Prezi facilita não apenas a explicação sobre pontos fundamentais do projeto, mas também garante uma visualização de dados mais dinâmica.

Assim, é uma ferramenta que pode ser utilizada antes para apresentar o projeto, durante para estimular a busca de resultados e após o projeto para fazer uma avaliação de seus resultados.

Calculadora de ROI

Antes, durante e depois de realizar um projeto é muito importante conhecer qual é o retorno dele para a empresa. Sem esse tipo de métrica, é impossível saber se o projeto teve ou não sucesso – afinal, não se conhecem os impactos dos resultados.

Para esses cálculos, leva-se em consideração o retorno sobre investimento (ROI). Entretanto, nem sempre é fácil mensurar exatamente o impacto de cada projeto – ou de cada etapa dele – em relação a toda a organização.

Para facilitar o processo de conhecer os impactos de uma gestão profissional de projetos, a calculadora de ROI fornece de maneira rápida uma avaliação sobre o retorno de investimento ao considerar características básicas como número de projetos, número de gestores e custo médio dos projetos.

Asana

Para manter em dia as responsabilidades de cada membro da equipe e deixar definidos os prazos de cada etapa, o Asana é uma ferramenta perfeita. Com uma interface intuitiva é possível estabelecer as tarefas para cada dia e para cada pessoa.

Assim, cada membro da equipe vai marcando as tarefas realizadas e fazendo comentários que sejam pertinentes ao projeto. O serviço também apresenta gráficos de desempenho e de desenvolvimento de cada etapa.

Como pode ser utilizado via web, em dispositivos móveis e em uma série de outras aplicações, como o Google Drive, o resultado é que ele pode se adaptar perfeitamente às necessidades de cada projeto.

Open Project

É praticamente impossível falar de gestão de projetos sem falar do Open Project. Sendo um software de código aberto, ele pode ser adaptado para cada projeto conforme as necessidades.

Além de contar com uma versão gratuita, o software permite a designação de tarefas, avaliação de riscos, compartilhamento de documentos e informes de tempo e custos. Por ser completa, essa ferramenta permite um acompanhamento dinâmico do projeto e é especialmente útil para metodologias ágeis.

Project Planner-PE

O Project Planner-PE é um software profissional que vem com uma série de projetos prontos para que você possa editá-los ou para que crie o seu próprio.

Além de permitir o planejamento e designação do projeto, ele também possui ferramentas de análises de métricas, inclusive em relação ao planejado e realizado. Os diversos membros da equipe responsável pelo projeto também podem modificar a lista de tarefas conforme forem mudando de status, com a sincronização permitindo a atualização de todos sobre o estágio do projeto.

Wrike

Já o Wrike é uma solução multiuso para gerenciar projetos, inclusive os maiores. Nessa ferramenta, dá para incluir a tarefa da cada integrante da equipe, criar subtarefas, anexar arquivos e fazer controle de tempo.

Com cara de rede social, também é possível mencionar companheiros de equipe e integrar a ferramenta a outras, como o próprio Dropbox e o Gmail. Por falar em e-mail, a comunicação fica facilitada porque a ferramenta não deixa nenhum e-mail importante se perder.

Trello

Especialmente para projetos relacionados à área criativa, o Trello é uma ferramenta bastante moderna, intuitiva e que permite um bom gerenciamento de maneira ágil e integrada. Ele é dividido em colunas, chamadas de cartões, em que podem ser designadas tarefas específicas.

O compartilhamento de cada cartão é independente. Além disso, ele permite o controle de cronograma e andamento e favorece o compartilhamento de ideias e de projetos finalizados.

Toggl

Gerenciar as horas gastas em um projeto nem sempre é tarefa fácil. Ainda mais se há muitos integrantes na equipe e se o projeto é realizado à distância. Uma ferramenta que ajuda a solucionar esse problema é o Toggl. Ele é um marcador de tempo que tem compatibilidade com diversos navegadores e que permite que cada pessoa marque o tempo necessário para executar determinada tarefa.

Além disso, dá para convidar diferentes integrantes da equipe e acompanhar como está sendo o tempo para a realização de tarefas de cada um, o que facilita encontrar oportunidades de otimização e de adaptação.

As ferramentas para gestão de projetos incluem desde os gerenciadores de projeto em si até softwares e serviços que ajudam no desempenho e desenvolvimento das tarefas. A grande verdade é que ao utilizar uma combinação dessas ferramentas, seus projetos terão resultados melhores e mais controlados.

E quanto a você, quais outras ferramentas para a gestão de projetos que não podem faltar na sua empresa? Dê a dica, nos comentários abaixo!

Me. ALEXANDER TERRA ANTUNES

Coautor de diversos livros, formado em Administração de Empresas, MBA em Gestão de Projetos, especialista em Gestão de Processos e mestre em Administração com Ênfase em Marketing.