Tecnologia na gestão de projetos: como aumentar minha produtividade?
Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a busca pela produtividade individual e corporativa, tem se tornado uma necessidade básica para empresas e profissionais. Otimizar processos, reduzir custos, eliminar desperdícios e falhas, incentivar a inovação e investir na qualidade do capital humano, passaram a ser prioridades para uma gestão de projetos verdadeiramente eficiente. Para tanto, é importante contar com as facilidades trazidas pelas mais diversas soluções tecnológicas disponíveis. Atualmente, existem várias opções de softwares e aplicativos online, capazes de integrar equipes, monitorar indicadores em tempo real, centralizar informações e agilizar a comunicação. E todos esses recursos podem favorecer o aumento da produtividade.
Conheça algumas vantagens proporcionadas pelo uso da tecnologia na gestão de projetos.
Colaboração
As tecnologias colaborativas estão fundamentadas nos conceitos de cloud computing ou computação em nuvem, e oferecem ferramentas para conectar equipes, fornecedores e parceiros, em qualquer lugar. Também são muito úteis para agilizar a comunicação, padronizar tarefas e reforçar a gestão do conhecimento, já que arquivos podem ser disponibilizados, compartilhados e editados, com segurança e praticidade. Assim, todos podem colaborar ativamente com o projeto, o que impacta positivamente na produtividade da equipe e de cada colaborador.
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Comunicação
Por meio de tecnologias de comunicação, é mais fácil manter um fluxo constante de informações, além de contar com a possibilidade de criar salas de reunião online, para discussões relativas ao projeto, esclarecimento de dúvidas, alinhamento de demandas e ainda, para troca de experiências e sugestões, que podem solucionar problemas e facilitar processos. A transparência na comunicação favorece a proatividade e uma equipe bem informada é sempre mais participativa e produtiva.
Monitoramento
O uso da tecnologia também permite um monitoramento mais eficiente de indicadores, metas, cronogramas, tendências, prioridades e urgências. Através de um sistema integrado, é possível ter acesso imediato a relatórios gerenciais completos, que possibilitam análises críticas mais detalhadas e a decisão por ações corretivas, com rapidez e assertividade, evitando prejuízos, transtornos ou atrasos. Uma boa gestão de projetos precisa de um monitoramento amplo e confiável.
Trabalho remoto
A tecnologia também cria as condições necessária para o trabalho remoto, ou seja, é possível realizar tarefas à distância, acessar sistemas, compartilhar documentos e conversar com a equipe, o que proporciona maior flexibilidade e autonomia aos profissionais. Esse conceito pode, inclusive, reduzir algumas despesas fixas da empresa, além de alavancar a produtividade da equipe.
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DIFERENÇA ENTRE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
Gerenciamento de tarefas
Com o uso de sistemas adequados, é mais simples reorganizar os processos e rotinas de trabalho, definir padrões, eliminar improvisos e mitigar riscos identificados. Assim, as tarefas também podem ser gerenciadas, por meio do acompanhamento de prazos, do controle de pendências, da qualidade das entregas, da definição de prioridades e da programação das atividades diárias. Organização e sistematização são elementos determinantes para uma gestão de projetos inteligente.
Tomada de decisões
O fácil acesso a informações gerenciais e a comunicação ágil e eficiente com toda a equipe e stakeholders, garantem uma visão mais abrangente do negócio e consequentemente, um processo de tomada de decisões mais eficiente. Lembrando que a velocidade da tomada de decisões é um dos fatores mais relevantes para o bom andamento do projeto.
Quer saber mais sobre tecnologia e gestão? Leia também: 5 formas de usar a tecnologia para tornar a sua gestão da comunicação mais eficaz.
Até a próxima e Pense Gestão.
Me. ALEXANDER TERRA ANTUNES
Coautor de diversos livros, formado em Administração de Empresas, MBA em Gestão de Projetos, especialista em Gestão de Processos e Mestre em Administração com ênfase em Marketing.
